לפני שקופצים למים: 8 צעדים פיננסים חשובים בהקמת עסק- מאת רו"ח הדס שרים

הגעתם למסקנה שהחלום שלכם יכול להפוך לעסק. אז לפני הצלילה לתוך עולם שאולי עד היום לא היה מוכר לכם, כדאי לכם לתכנן נכון את צעדיך הפיננסיים. כשם שאדם זקוק לחמצן כדי לנשום כך התנהלות פיננסית נכונה היא האוויר לנשימה של העסק

1. כתיבת תוכנית עסקית טובה

תוכנית עסקית טובה תסדר לכם את המחשבות ותעזור לכם להתמודד עם הבעיות שעשויות לצוץ בעת הקמת העסק. התוכנית העסקית צריכה לכלול את חזון העסק, את מטרותיו ואת התוצאות הרצויות. כחלק מכתיבה זו, יש לקבוע יעדים איכותיים וכמותיים המתמודדים, בין היתר, עם סוגיות כמו: מסוגלות הוצאה לפועל של הקמת העסק, הערכת המשאבים הקיימים לצורך כך, בניית תקציב, בניית צרכי כוח אדם ומבנה ארגוני, בניית אסטרטגיה שיווקית, בניית מודל תמחור וקביעת נוהלי גביה.

תוכנית עסקית שמתמודדת עם כל הסוגיות לעיל, תשרת אתכם גם לאחר התחלת הפעילות כאשר תידרש בדיקה האם ההתנהלות הנוכחית מקדמת אתכם אל המטרה הרצויה. במידה ולא, תידרש בחינה מחודשת.

2. ניתוח צרכי אשראי ובניית מבנה אשראי נכון

לאחר שבניתם את התקציב וניתחתם את עלויות ההקמה והעלויות השוטפות של העסק, עליכם לבדוק כיצד ביכולתכם לממן עלויות אלה. באופן כללי, עלויות שמהוות השקעה "לטווח ארוך" כמו עלויות הקמה, שיפוץ, רכישת מכונות וכו' צריכות להיות ממומנות באשראי לזמן ארוך בעוד עלויות "לטווח קצר" כמו רכישת מלאי והוצאות שוטפות צריכות להיות ממומנות מהון חוזר ואשראי לטווח קצר.

3. תמחור

רווחיות העסק תלויה במדיניות תמחור אופטימאלית. כלומר תמחור שלקח בחשבון שלושה שיקולים קריטיים: העמסה של עלויות משתנות וקבועות, מחיר השוק ומיתוג העסק. תמחור שגוי פוגע ברווחיות העסק ועשוי אף לגרום להפסדים.

4. נקודת האיזון

יש לנתח מהו היקף הפעילות הנדרש על מנת להגיע לנקודת איזון בה ההכנסות שוות לסך ההוצאות והעסק אינו מרוויח או מפסיד. ניתוח נקודת האיזון בעסק תלוי בשונות בשיעור הרווח הגולמי ממוצר למוצר. בעסק שבו כל המוצרים נמכרים בשיעור רווח גולמי זהה, ניתוח נקודת האיזון יהיה פשוט יותר משום שניתן לגלם את ההוצאות הקבועות בשיעור הרווח הגולמי וכך להגיע להיקף המכירות הנדרש על מנת להימצא בנקודת האיזון. לעומת זאת, בעסק שבו שיעור הרווח הגולמי משתנה ממוצר למוצר, נדרשים אומדנים לגבי תמהיל המכירות הצפוי על מנת למצוא את נקודת האיזון.

לאחר שמצאנו את נקודת האיזון יש לבחון האם היקף המכירות הינו סביר ביחס לכמות שעות העבודה של העסק, מיקומו הגיאוגרפי, פלח הלקוחות אליו הוא פונה ומאמצי השיווק המושקעים. ככל שצפוי קושי לעמידה בנקודת האיזון הרי שמדובר בעסק שצפוי להפסיד ולפיכך, יש לעצור ולבחון מחדש את הנחות העבודה.

5. בניית תוכנית שיווק

מוצר או שירות טובים וחדשניים ככל שיהיו, לא יניבו הכנסות אלמלא יגיעו לידיעתם של לקוחות פוטנציאליים. לכן יש לבנות תוכנית שיווק מסודרת שבה קיימת הגדרה מפורטת של קהל היעד הרלוונטי והאופנים שבהם ניתן לפנות אליו. מבין ערוצי ההפצה והפרסום השונים מומלץ לבחון את הערוצים שבהם יחס ההמרה הוא הגבוה ביותר, כלומר, כמות הלקוחות הגבוהה ביותר שערוץ ההפצה יכול לייצר.

6. בניית תזרים מזומנים

דוח תזרים המזומנים הינו אחד הרכיבים הקריטיים ביותר בניהול עסק. עסק שאינו יודע לתכנן את צעדיו בשל היעדר אינפורמציה על תזרים המזומנים הצפוי לו, פועל בשיטה של "כיבוי שריפות" ואינו מאפשר תכנון ארוך טווח. כמו כן, היעדר דוח תזרים מזומנים מביא להגדלת עלויות המימון באופן משמעותי.

7. נוהלי מתן אשראי ללקוחות ונוהלי גביה

אחת הבעיות העיקריות שעסקים נתקלים בה היא גביית כספים מלקוחות. לשם כך מומלץ להשתמש ב- 3 טכניקות חשובות:

• ניהול סיכונים - על מנת להקטין את הסיכון שהלקוחות לא ישלמו, מומלץ שהעסק לא יהיה תלוי במספר מצומצם של לקוחות קבועים ושיהיו לו מגוון לקוחות. כמו כן, יש לאסוף נתונים פיננסיים, ככל שניתן, על הלקוח על מנת להכיר את איתנותו הפיננסית.

• יצירת מנגנון של בקרת אשראי אשר מונע מאיחור בתשלום להפוך לחוב אבוד- יש להגדיר לגבי כל לקוח מהי מסגרת האשראי שניתן לתת לו ומהם תנאי התשלום בהם עליו לעמוד. כמו כן, יש להימנע מהגדלת האשראי הניתן ללקוח ללא בטחונות מתאימים וללא ידיעת בעל העסק.

• פיקוח הדוק על גביה מלקוחות - שליחת חשבונות במועדם, שמירה על קשר רציף עם הלקוח, נקיטה בפעולות אקטיביות לצורך גבית הכסף ופעולה מיידית במקרה של אי ביצוע תשלום.

8. תכנון מס מיטבי של העסק

תכנון מס מיטבי בא לידי ביטוי במגוון היבטים ממנו מורכב העסק. למשל, כאשר בעל עסק נדרש לבחור את הצורה המשפטית שבה הוא מתאגד (עוסק מורשה, חברה או שותפות), בעת החלטה על אופי החזקת מניות החברה (באופן פרטי או באמצעות חברה אחרת), בעת בחירת המדינה המומלצת בה תירשם החברה (לעניין תכנוני מס בינלאומיים ומכירות עתידיות), באופן יוחלט להעסיק עובדים (שכירים, פרילנסרים, קבלני משנה), באופי התשלום לעובדים (תשלום שכר שוטף או הענקת אופציות) ועוד. תכנון מס מיטבי עשוי לחסוך כסף רב שיכול לשמש לפיתוח החברה, לביצוע השקעות נוספות ולחלוקת רווחים לבעליה.